Rozliczam projekt EFS

Zapiąć na ostatni guzik

Rozliczenie projektu realizowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego nie musi być trudne. Powinniśmy jednak zadbać o to, aby przed zawarciem umowy o dofinansowanie starannie skonstruować wskaźniki, od spełnienia których uzależnione będzie wypłacenie dotacji.

W przypadku, gdy wartość środków publicznych (wartość dofinansowania wraz z wkładem własnym beneficjenta pochodzącym ze środków publicznych) w projekcie współfinansowanym z EFS nie przekracza równowartości 100 tys. euro, jesteśmy zobligowani do rozliczenia się z wydatków przy użyciu jednej z uproszczonych metod, tj. stawek jednostkowych lub kwot ryczałtowych. Z jednej strony są one dużym uproszczeniem dla beneficjentów, ale z drugiej wymagają starannego zaplanowania na etapie pisania wniosku. Szczegółowe regulacje dotyczące obu metod zostały zawarte w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” zatwierdzonych przez Ministerstwo Rozwoju w dniu 19 lipca 2017 r. Poniżej opisujemy, na czym one polegają i jak uniknąć najczęstszych błędów.

Stawki jednostkowe

Stawka jednostkowa znajdzie zastosowanie we wszelkich projektach, w których czynności, nakłady lub rezultaty projektu możemy ująć ilościowo, czyli będą to np. przedsięwzięcia zakładające organizację szkoleń (np. językowych, komputerowych) dla określonej liczby osób czy projekty wsparcia dla osób bezrobotnych, w ramach których deklarujemy, że określona liczba uczestników utrzyma zatrudnienie w pewnym okresie po zakończeniu szkolenia. W takim przypadku stawką jednostkową będzie koszt przeszkolenia jednej osoby (uwzględniający koszty bezpośrednie, czyli np. personelu prowadzącego szkolenie czy wynajęcia sali w tym celu, jak i koszty pośrednie, czyli np. energii elektrycznej zużytej podczas szkolenia).

Stawka jednostkowa powinna mieć jasny i bezpośredni związek z rezultatem (np. uzyskaniem i utrzymaniem zatrudnienia przez osobę), a koszty składające się na stawkę jednostkową powinny być łatwe do uzasadnienia. Skonstruowanie stawki jednostkowej nie jest jednak tak proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Z jednej strony, uzależniając jej wysokość tylko od liczby osób, które z powodzeniem ukończą dane szkolenie, możemy postawić się w trudnej sytuacji, jeżeli uczestnicy naszego projektu z różnych względów go nie zrealizują (takie ryzyko jest szczególnie wysokie wśród osób z grup marginalizowanych i narażonych na wykluczenie). Z drugiej strony, wskazanie jako rezultatu liczby osób, które zapisały się na szkolenie (a niekoniecznie je ukończyły), z całą pewnością zostanie zakwestionowane, ponieważ beneficjent mógłby rozliczyć projekt w dniu rozpoczęcia szkolenia, nie dbając o faktyczny rezultat planowanych działań. Również uzależnienie realizacji projektu od liczby osób, które ukończyły szkolenie, może być nieadekwatne, ponieważ sprzyja selekcji najlepszych uczestników, czyli osób, dla których ukończenie szkolenia nie będzie wymagające – a przecież nie to powinno być naszym celem. Dlatego, konstruując wskaźniki projektu, powinniśmy zadbać, aby były one nie tylko łatwe do udokumentowania, ale także racjonalne w odniesieniu do celów naszego projektu.

Konstruując wskaźniki projektu, powinniśmy zadbać, aby były one nie tylko łatwe do udokumentowania, ale także racjonalne w odniesieniu do celów naszego projektu

Rozliczenie za pomocą stawek jednostkowych jest możliwe tylko za zgodą Instytucji Zarządzającej RPO Województwa Mazowieckiego, czyli Zarządu Województwa Mazowieckiego, o ile wynika to ze Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO lub regulaminu konkursu albo dokumentacji dotyczącej wyboru projektów w trybie pozakonkursowym. Stawki jednostkowe w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (RPO WM) zgodnie z zapisami SZOOP RPO WM 2014-2020 mają zastosowanie przy szkoleniach językowych (z j. angielskiego, j. niemieckiego i j. francuskiego), w ramach działania 10.2 „Upowszechnianie kompetencji kluczowych wśród osób dorosłych”. Do tej pory stosowane są wyłącznie stawki jednostkowe tzw. typu I, czyli niezawierające kosztów pośrednich. Zestawienie stawek jednostkowych dla szkoleń językowych dla poszczególnych województw ujęto w załączniku nr 1 do Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020.

Kwoty ryczałtowe

Za pomocą kwot ryczałtowych rozliczamy się, jeżeli na etapie zatwierdzenia wniosku ustaliliśmy z Instytucją Pośredniczącą wysokość tych kwot. Metodę kwot ryczałtowych stosujemy obligatoryjnie w przypadku projektów, których wartość wkładu publicznego nie przekracza równowartości 100 tys. euro (wyrażonej w złotych). Podobnie jak w przypadku stawek jednostkowych, powinniśmy zadbać o sformułowanie jasnych, adekwatnych i łatwych do zmierzenia wskaźników, od spełnienia których uzależnione będzie wypłacenie dotacji – np. zorganizowanie warsztatu, przygotowanie materiałów dla jego uczestników i wskazanie minimalnej liczby osób uczestniczących w wydarzeniu. Wskaźników w projekcie może być kilka, a kwota ryczałtowa może zostać rozdzielona na poszczególne rezultaty – odwołując się do powyższego przykładu, część środków finansowych zostanie nam wypłacona za organizację warsztatu, w którym udział weźmie minimalna wymagana liczba osób, a druga część – za przygotowanie materiałów dla uczestników. Do jednej kwoty ryczałtowej nie powinniśmy przypisywać więcej niż cztery wskaźniki.

Wyliczenie kwoty ryczałtowej powinna poprzedzić uważna analiza rynku, a do wniosku należy dołączyć dokumentację (opis metody obliczania, a także źródła danych wykorzystywanych do obliczeń), która umożliwi jej weryfikację. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie nie będziemy mogli już renegocjować kwot ryczałtowych, a nieosiągnięcie wskaźników będzie skutkowało uznaniem całości kwoty ryczałtowej za wydatek niekwalifikowalny. Niemożność zmian w tym zakresie ma również swoje dobre strony – na etapie rozliczania przedstawiamy tylko dokumentację potwierdzającą osiągnięcie wskaźników (konstrukcja wskaźników nie podlega już ocenie), a kwotę ryczałtową otrzymujemy w pełnej wysokości, niezależnie od faktycznych kosztów.

Należy bardzo podkreślić rolę wskaźników osiągnięcia celów projektu, wskaźników produktu i rezultatu w projektach rozliczanych kwotami ryczałtowymi. Konieczne jest, by konkretnie odnosiły się do danej kwoty ryczałtowej i w jak największym stopniu obrazowały wykonanie zadania. Na przykład w przypadku organizacji szkolenia ICT przykładowymi wskaźnikami mogłyby być: liczba osób, która je ukończyła, liczba wydanych certyfikatów czy też liczba osób, które zdały egzamin. Przy konstruowaniu budżetu projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi trzeba też zwrócić uwagę na to, by nie definiować zadania jako pojedynczego wydatku, np. dojazd uczestników na szkolenie. Takie podejście może być właściwe dla projektów rozliczanych na podstawie faktycznie ponoszonych kosztów. Ponadto z kwoty ryczałtowej nie należy wyodrębniać wydatków podlegających limitom, np. w ramach cross-financingu.

Jak widać, rozliczenie projektu realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego nie musi być trudne – możliwości zastosowania uproszczonych metod rozliczania są bardzo duże, a jeżeli starannie dobierzemy wskaźniki, nie powinniśmy mieć problemów z wykazaniem ich osiągnięcia.

Łukasz Szoszkiewicz